Aloittavan yrityksen kirjanpito

Kirjanpito on olennainen osa yritystoimintaa ja useimmiten myös pakollista. Aloittavan yrityksen kirjanpitovelvollisuus riippuu perustettavan yrityksen koosta ja organisaatiomuodosta.

Kirjanpito kannattaa kuitenkin tehdä aina, sillä se helpottaa yrityksen taloussuunnittelua. Kun sen tekeminen on kerran aloitettu, toiminnan kasvaessa sen tekemisestä on tullut jo rutiinia.

Olemme koonneet tähän artikkeliin yleisimpiä meille tulevia kysymyksiä uuden yrityksen kirjanpidosta.

Mitä kirjanpidosta tulee tietää yritystä perustettaessa?

Aivan alkuun on hyvä muistaa, että vaikka yritys olisi ulkoistanut kirjanpitonsa, ovat yrityksen vastuuhenkilöt vastuussa yrityksen kirjanpidosta. Tämän vuoksi suosittelemme, että jokainen yrittäjä osaisi ainakin kirjanpidon perusasiat. Esimerkiksi Taloushallintoliiton Kirjanpidon ABC on kattava ja kohtalaisen helppolukuinen tietopaketti kirjanpidon perusteista.

Yrityksen kirjanpitovelvollisuus

Kaikkien yritysten on pidettävä kirjanpitoa, joka perustuu useisiin lakeihin kuten kirjanpito-, arvonlisävero- ja tuloverolakeihin. Kirjanpitoon merkitään yrityksen kaikki tulot ja menot, ja sen pohjalta laaditaan tilinpäätös tilikauden päätteeksi.

Pääsääntöisesti yrityksen toimintaan liittyvät kulut ovat verotuksessa vähennyskelpoisia, mutta poikkeuksia on eri toimialojen välillä. Kirjanpitäjäsi osaa neuvoa kulujen kirjaamisessa.

Yrityksen on säilytettävä kaikki tositteet kuten kuitit, laskut ja muut dokumentit kirjanpitoa varten. Tämä on tärkeää etenkin arvonlisäverovähennystä varten, sillä vähennyskelpoinen lasku edellyttää arvonlisäveron erittelyn. Arvonlisäverovelvollinen yrittäjä sisällyttää arvonlisäveron myyntiinsä ja voi vähentää arvonlisäveron ostoistaan. Yrittäjä tilittää valtiolle ostojen ja myyntien arvonlisäverojen erotuksen.

Yhtiömuotojen erot

Yhtiömuoto vaikuttaa yrityksen verotukseen, kirjanpitoon ja varojen nostamiseen. Toiminimiyrittäjä nostaa varoja yritystoiminnasta yksityisottoina, kun taas osakeyhtiöstä rahaa voidaan nostaa palkkana tai osinkoina. Yksityisen elinkeinonharjoittajan tulo verotetaan yrittäjän henkilökohtaisena ansio- ja pääomatulona, kun osakeyhtiön maksama tulovero on 20 prosentin yhteisövero tuloksesta.

Yhtiömuotojen perustamisprosesseissakin on eroja. Osakeyhtiö tekee 275 euron perustamisilmoituksen PRH:n verkkopalvelussa. Myös yksityinen elinkeinonharjoittaja voi halutessaan tehdä toiminimen 60 euron perustamisilmoituksen PRH:lle.

Käytännön kirjanpidon toteuttaminen

Yrityksen kirjanpito voidaan toteuttaa monella tavalla, mutta oikeellisuus ja ajantasaisuus ovat tärkeintä. Pienissä sivutoimisissa yrityksissä kirjanpito voi vielä hoitua itse tehtynä, mutta toiminnan kasvaessa se voi muuttua haastavaksi ja aikaa vieväksi. Tällöin kannattaa ulkoistaa kirjanpito tilitoimistolle.

Yleisin tapa onkin ulkoistaa kirjanpito tilitoimistolle. Tilitoimistojen kirjanpitopaketit sisältävät lakisääteisen kirjanpidon lisäksi usein raportointia, neuvontaa ja mahdollisesti laajemman taloushallintopaketin, kuten reskontranhoitamisen. Kirjanpidon ulkoistaminen vapauttaa yrittäjän aikaa varsinaiseen liiketoimintaan.

Pienen yrityksen voi olla kannattavampaa valita pienempi 1-10 henkilön tilitoimisto. Pienessä tilitoimistossa yrittäjä ja kirjanpitäjä tuntevat toisensa, ja yrittäjä tai esimerkiksi yhdistystoimija saa henkilökohtaisempaa palvelua.

Perinteinen vai sähköinen taloushallinto?

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa taloushallinnon prosessien hoitamista sähköisesti pilvipalveluissa toimivilla ohjelmistoilla. Se eroaa perinteisestä taloushallinnosta seuraavasti:

Perinteisessä mallissa kirjanpitäjä tekee yrityksen kirjanpidon erillisellä ohjelmalla. Yrittäjä toimittaa tositteet tilitoimistolle postitse, sähköpostilla tai pilvipalveluiden kautta. Kirjanpitäjä laatii näiden pohjalta kirjanpidon, laskelmat ja raportoinnit.

Sähköisessä taloushallinnossa on käytössä selaimella toimiva pilvipalvelu, jolla voidaan hoitaa kirjanpidon lisäksi kaikki muu taloushallinto kuten osto- ja myyntireskontrat, palkanlaskenta ja matkalaskut. Ostoreskontralla hoidetaan ostolaskujen maksaminen, myyntireskontralla myyntilaskujen lähettäminen. Matkalaskuihin kuuluvat esimerkiksi päivärahat ja kilometrikorvaukset.

Sähköinen taloushallinto on siis keskitetty järjestelmä, jossa kaikki taloushallinnon prosessit voidaan hoitaa sähköisesti yhdessä pilvipalvelussa perinteisen erillisten järjestelmien sijaan. Sekä yrittäjä että tilitoimisto käyttävät samaa järjestelmää.

Peten Tilitoimisto käyttää Procountor-taloushallintopalvelua, joka on luotettava ja helppokäyttöinen sekä asiakkaalle että kirjanpitäjälle. Kauttamme saa luonnollisesti myös kaikki perinteisen kirjanpidon palvelut.

Miten valita sopiva tilitoimisto ja taloushallinnon ratkaisut?

Aloittavan yrityksen taloushallinnon järjestäminen kannattaa tehdä huolella, sillä oikeanlainen tilitoimisto ja sopiva taloushallinto ohjelma helpottavat yrityksen arkea ja varmistavat sujuvan talouden seurannan. Yrityksen koosta ja liiketoimintamallista riippuen vaihtoehtoja on monia – osa yrittäjistä haluaa laittaa kädet saveen ja tehdä koko kirjanpito itse, kun taas toiset ulkoistavat koko taloushallinnon ammattilaiselle.

Jos etsit palveluntarjoajaa pääkaupunkiseudulta, kannattaa vertailla eri tilitoimistoja. Hakusanat kuten “tilitoimisto helsinki”, “tilitoimisto espoo” ja “tilitoimisto vantaa” auttavat löytämään monia vaihtoehtoja pääkaupunkiseudulla. Siuntion alueella hakusanat “tilitoimisto siuntio”, “tilitoimisto lohja”, “tilitoimisto kirkkonummi” auttavat löytämään paikallisia toimijoita. Sähköinen kirjanpito mahdollistaa nykyään asiakassuhteen mistäpäin tahansa.

Teknologian kehittyessä yhä useampi yritys siirtyy sähköisen taloushallinnon ratkaisuihin. Etsimällä googlesta “sähköinen taloushallinto” tai “sähköinen kirjanpito”, löydät varmasti useita toimisto- ja järjestelmävaihtoehtoja.

Jos mietit, mikä on yrityksellesi sopivin vaihtoehto, kannattaa tutustua eri vaihtoehtoihin. Useat tilitoimistot pystyvät räätälöimään palvelun juuri sinun yrityksesi tarpeisiin. Jokainen yritys on erilainen, ja siksi on tärkeää löytää juuri omaan liiketoimintaan sopiva taloushallinto -ratkaisu, olipa sinulle tärkeää edullinen kirjanpito, kokonaisvaltainen yrityksen kirjanpito, tai laajemmat talouden suunnittelupalvelut. Myös tilinpäätös ja sen hinta kannattaa ottaa huomioon, sillä useimmat tilitoimistot laskuttavat tilinpäätöksen erikseen.

Oikea kumppani varmistaa, että yrityksen taloushallinto toimii tehokkaasti ja vaivattomasti. Jos haluat keskustella tarkemmin eri vaihtoehdoista, ota yhteyttä – me autamme sinua löytämään juuri oikean ratkaisun yrityksellesi!