Ajankäytön hallinta yrittäjänä – vähemmän kaaosta, enemmän hallintaa

Ajanhallinta on yksi tärkeimmistä taidoista yrittäjälle – ja samalla yksi haastavimmista. Moni yrittäjä tunnistaa tunteen, että päivä täyttyy kyllä tekemisestä, mutta tärkeimmät asiat eivät silti etene.

Yrittäjän arki voi olla hyvin erilaista riippuen toimialasta. Toisella työpäivä rakentuu asiakkaiden aikataulujen ympärille, toisella liikkumiseen paikasta toiseen, kolmannella taas omaan tahtiin tehtäviin suunnittelu- ja kehitystöihin. On myös niitä, joiden työ on sidottu tiettyihin kellonaikoihin ja rutiineihin – ja niitä, joiden päivät vaihtelevat jatkuvasti.

Tästä syystä ajankäytön hallintaan ei ole yhtä oikeaa mallia. On kuitenkin perusperiaatteita, jotka toimivat lähes kaikille ja joita voi soveltaa omaan arkeen sopiviksi.

Tässä tilitoimiston vinkit ajanhallintaan!

Näe mihin aikasi kuluu – rehellinen lähtötilanne

Aika on rajallinen resurssi. Kun se kuluu vääriin asioihin, lopputuloksena voi olla stressiä, ylikuormitusta ja tunne, ettei saa koskaan kaikkea tehtyä. Hyvin hallittu aika sen sijaan:

• pitää yrityksen tärkeimmät asiat liikkeessä

• antaa tilaa reagoinnille, kun jotain yllättävää tapahtuu

• vähentää kiireen tunnetta

• tukee jaksamista ja työhyvinvointia

Ajanhallinta ei ole pelkkää aikataulujen tekemistä. Se on ennen kaikkea valintojen tekemistä ja rohkeutta keskittyä siihen, mikä oikeasti vie eteenpäin.

Priorisoi tärkein – päivittäin ja viikoittain

Yksi tehokkaimmista ajanhallinnan työkaluista on yksinkertainen kysymys:
“Jos ehtisin tehdä vain yhden asian tänään, mikä se olisi?”

Tämä auttaa pitämään huomion asioissa, jotka tuovat eniten hyötyä pitkällä aikavälillä. Pienemmät ja vähemmän tärkeät asiat löytävät kyllä paikkansa, mutta ne eivät saa viedä parhaita työhetkiä.

Viikkotasolla tämä tarkoittaa sitä, että määrität etukäteen 2–3 tärkeintä tavoitetta, jotka haluat saada maaliin. Päivittäin valitset 1–3 tärkeintä tehtävää, joihin keskityt ensin.

Luo rutiinit, jotka tukevat työtäsi

Rutiinit vähentävät päätösväsymystä ja auttavat tekemään tärkeitä asioita silloinkin, kun energia on matalalla. Hyvä rutiini ei ole jäykkä aikataulu, vaan toistuva tapa, joka sopii omaan rytmiin.

Esimerkkejä:

• Jos työpäiväsi on pirstaleinen, voit ottaa tavaksi hoitaa tietyt hallinnolliset asiat aina heti päivän päätteeksi ennen kotiin lähtöä.

• Jos voit vaikuttaa aikatauluihisi enemmän, voit varata tietyt päivät asiakastöille ja toiset kehitykselle ja markkinoinnille.

• Jos päiväsi täyttyy ulkopuolisista aikatauluista, voit silti rakentaa pieniä rutiineja niiden ympärille – esimerkiksi 15 minuutin valmisteluhetki ennen päivän ensimmäistä tapaamista.

Suojaa keskittymisaika – hallitse keskeytykset

Keskeytykset vievät usein moninkertaisesti aikaa verrattuna siihen, mitä niiden hoitaminen sinänsä veisi. Kun työnkulku katkeaa, paluu keskittymiseen kestää.

Siksi kannattaa varata “keskeytysvapaita” jaksoja, jolloin suljet ilmoitukset ja keskityt yhteen asiaan. Tämä voi olla aamun ensimmäinen tunti tai iltapäivän rauhallinen hetki – tai mikä tahansa aika, jonka pystyt säännöllisesti varaamaan.

Sähköpostien ja viestien tarkistaminen 1–3 kertaa päivässä on monelle toimiva malli. Myös kalenteriin merkityt “oma työ” -jaksot auttavat pitämään kiinni omasta ajasta.

Delegoi ja ulkoista – vapauta aikaa olennaiseen

Kaikkea ei tarvitse – eikä kannata – tehdä itse. Jos jokin tehtävä vie paljon aikaa mutta ei vaadi juuri sinun erityisosaamistasi, kannattaa harkita sen siirtämistä toiselle.

Tämä voi olla taloushallinnon hoitamista tilitoimiston kautta, teknisen ylläpidon ulkoistamista ammattilaiselle tai rutiinitehtävien siirtämistä työntekijälle tai alihankkijalle. Kun vapautat aikaa asioihin, jotka tuottavat eniten arvoa, kokonaiskuva paranee nopeasti.

Jätä tilaa yllätyksille ja palautumiselle

Kalenterin täyttäminen äärimmilleen voi tuntua tehokkaalta, mutta se jättää nollatilan yllättäville asioille. Kun jätät tyhjää tilaa, voit reagoida muutoksiin ilman, että koko aikataulu kaatuu.

Palautuminen on myös osa tuottavuutta. Lyhyet tauot, liikkuminen ja päivän päättäminen järkevään aikaan parantavat työtehoa pitkällä aikavälillä. Ajanhallinta ei ole vain työn hallintaa, vaan myös oman energian hallintaa.

Yhteenveto – joustava malli eri rytmeihin

Hyvä ajanhallinta ei ole samanlainen kaikille. Joidenkin työpäivät ovat sidottuja tarkkoihin aikatauluihin, toisten vaihteleviin projekteihin ja kolmansien omaan luovaan rytmiin. Perusperiaatteet – ajan seuraaminen, priorisointi, rutiinit, keskeytysten hallinta, delegointi, turhan karsiminen ja palautumisesta huolehtiminen – toimivat kuitenkin kaikille.

Kun otat edes yhden näistä käyttöön heti, huomaat muutoksen hallinnan tunteessa. Pienillä muutoksilla voi olla iso vaikutus sekä arkeen että yrityksen tulokseen.

Ja jos yksi suurimmista ajanviejistäsi on taloushallinto, sen voi ulkoistaa meille. Näin saat lisää aikaa siihen, missä olet parhaimmillasi. ❤️