Mitä tehdä, kun asiakas ei maksa – yrittäjän selviytymisopas perintään

Yksi pienyrittäjän haastavimmista tilanteista on, kun asiakas ei maksa laskuaan. Tämä tilanne vaikuttaa nopeasti yrityksesi kassavirtaan ja aiheuttaa ylimääräistä stressiä. Tässä oppaassa käydään läpi kattavasti käytännön keinoja, joilla hoidat maksamattomat laskut tehokkaasti, säilyttäen kuitenkin mahdollisimman hyvän asiakassuhteen.

Miksi asiakkaat jättävät laskut maksamatta?

Ennen konkreettisiin toimenpiteisiin ryhtymistä on tärkeää ymmärtää, miksi lasku jää maksamatta. Yleisimmät syyt ovat:

• Unohdus tai huolimattomuus

• Tilapäiset maksuvaikeudet

• Epäselvyys laskussa tai palvelussa

• Yrityksen sisäiset maksuongelmat

Kun ymmärrät syyn, voit valita tilanteeseen sopivan toimintatavan.

1. Reagoi nopeasti

Älä anna laskujen vanheta turhaan. Mitä pidempään lasku on erääntyneenä, sitä vaikeampi sen periminen usein on. Toimi heti eräpäivän jälkeen ystävällisellä muistutuksella.

Esimerkki muistutusviestistä:

”Hei, halusimme muistuttaa, että laskunne nro XYZ erääntyi 5.5.2025. Jos lasku on unohtunut, arvostaisimme nopeaa maksua. Kiitos yhteistyöstä!”

2. Kirjallinen maksumuistutus

Jos ensimmäinen ystävällinen muistutus ei auta, lähetä kirjallinen maksumuistutus. Tämä on virallinen ilmoitus maksamattomasta laskusta. Voit myös lisätä lakisääteisen huomautusmaksun.

Maksumuistutuksen tulee olla selkeä ja sisältää ainakin:

• Laskun tiedot

• Alkuperäinen eräpäivä

• Uusi eräpäivä

• Huomautusmaksun määrä

3. Henkilökohtainen yhteydenotto

Jos asiakas ei reagoi kirjalliseen muistutukseen, voi olla hyvä idea ottaa henkilökohtaisesti yhteyttä esimerkiksi puhelimitse. Keskustelu asiakkaan kanssa antaa paremman käsityksen tilanteesta ja mahdollistaa sovitteluratkaisun.

Muista pysyä rauhallisena, ammattimaisena ja ratkaisukeskeisenä.

4. Maksujärjestelyjen tarjoaminen

Jos asiakkaalla on todellisia maksuvaikeuksia, voit tarjota joustavaa maksusuunnitelmaa. Maksujärjestelyllä voit saada ainakin osan maksusta heti ja loput sovitussa aikataulussa.

Esimerkki ehdotuksesta:

”Ymmärrämme, että tilanne voi olla hankala juuri nyt. Olisiko mahdollista sopia erissä maksamisesta, esimerkiksi kolmen kuukauden ajalle?”

5. Ammattimainen perintätoimisto apuun

Mikäli aiemmat toimet eivät tuota tulosta, harkitse ammattimaisen perintätoimiston käyttöä. Vaikka ajatus perintätoimistosta voi tuntua epämiellyttävältä, usein juuri kolmannen osapuolen käyttäminen johtaa nopeampaan maksuun ilman, että asiakassuhde välttämättä katkeaa kokonaan.

6. Oikeudellinen perintä viimeisenä vaihtoehtona

Jos perintätoimistokaan ei saa maksua hoidettua, jäljelle jää oikeudellinen perintä. Tämä tarkoittaa yleensä käräjäoikeuden kautta haettavaa maksumääräystä tai haastehakemusta. Tämä on kuitenkin viimeinen vaihtoehto, koska se voi vahingoittaa asiakassuhdetta pysyvästi.

Kuinka säilyttää hyvä asiakassuhde perinnän aikana?

Perintätilanteessa on tärkeää, ettei asiakassuhde vahingoitu pysyvästi. Tässä vinkkejä hyvän asiakassuhteen ylläpitämiseen:

• Ole ymmärtävä mutta jämäkkä: Pysy asiallisena ja anna asiakkaalle mahdollisuus korjata tilanne ilman konfliktia.

• Tarjoa ratkaisuja: Älä keskity pelkkään vaatimiseen, vaan tarjoa vaihtoehtoja tilanteen ratkaisemiseksi.

• Viesti avoimesti ja usein: Hyvä kommunikointi helpottaa molemminpuolista ymmärrystä.

• Vältä henkilökohtaisuuksia: Älä koskaan tee tilanteesta henkilökohtaista.

Kuinka välttää maksamattomat laskut ennakolta?

Paras tapa välttää perintätilanteita on toimia ennaltaehkäisevästi:

• Tee selkeät sopimukset: Kirjallinen sopimus auttaa ehkäisemään riitoja ja epäselvyyksiä.

• Selkeät maksuohjeet: Laskujen tulee olla selkeitä ja helposti ymmärrettäviä.

• Ennakkolaskutus: Erityisesti isommissa projekteissa ennakkomaksu vähentää riskiä.

• Asiakkaiden luottotietojen tarkistaminen: Uusien asiakkaiden kohdalla tämä voi auttaa välttämään ongelmat.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Monet yrittäjät tekevät virheitä perintäprosessin aikana, kuten:

• Liian pitkä odottaminen ennen toimenpiteitä: Ajoissa reagointi on avainasemassa.

• Puuttuva dokumentointi: Muista dokumentoida kaikki yhteydenotot asiakkaaseen.

• Aggressiivinen viestintä: Tunteellinen viestintä aiheuttaa usein enemmän ongelmia kuin ratkaisee.

Käytännön esimerkki tilanteen hoitamisesta

Kuvitellaan, että asiakkaasi jättää 500 euron laskun maksamatta:

• Lähetät ystävällisen muistutuksen 7 päivää eräpäivän jälkeen.

• Jos laskua ei makseta, lähetät virallisen maksumuistutuksen 14 päivän kuluttua.

• Asiakas ei edelleenkään reagoi, joten soitat asiakkaalle henkilökohtaisesti.

• Puhelussa selviää, että asiakkaalla on taloudellisia vaikeuksia. Sovitte 100 euron kuukausittaisesta maksuerästä viideksi kuukaudeksi.

• Kirjaat maksusuunnitelman kirjallisesti ja pyydät asiakkaan vahvistuksen sähköpostitse.

Näin toimimalla saat maksun hoidettua ja asiakkaasi kokee, että olet ymmärtäväinen ja ammattitaitoinen.

Yhteenveto

Vaikka asiakkaan maksamattomuus voi tuntua haastavalta tilanteelta, se on yleensä ratkaistavissa avoimella ja ammattimaisella lähestymistavalla. Ennakoiva toiminta, selkeä viestintä ja ratkaisukeskeisyys auttavat hallitsemaan tilanteen tehokkaasti.

Tarvitsetko lisävinkkejä laskutukseen tai talouden hallintaan?

Peten Tilitoimisto auttaa pienyrittäjiä taloushallinnon kysymyksissä, kuten laskutuksessa, budjetoinnissa ja kassavirran hallinnassa. Mikäli tarvitset lisävinkkejä tai neuvoja talousasioihin, ota rohkeasti yhteyttä Peten Tilitoimistoon – varaa maksuton konsultaatio ja varmista yrityksesi talouden hallinta!