Pieni opas vähennyskelpoisiin kuluihin
Olet varmasti miettinyt, että mitä kaikkea voit laittaa yrityksen kuluksi. Oikeastaan, mitä itseasiassa tarkoittaa kun jotain laitetaan yrityksen kuluksi tai “firman piikkiin” - kuten usein sanotaan? Tässä artikkelissa käymme läpi perusteet kulujen vähentämiseksi ja yleisimmät vähennyskelpoiset kulut. Kohta olet kulujen vähentämisen asiantuntija!
Mitä kaikkea voin laittaa yrityksen kuluksi?
Kulujen vähennyskelpoisuus on yleinen kysymys yrityksen arjessa ja kirjanpitoa tehtäessä. Elinkeinoverolain 7 §:n mukaan vähennyskelpoisia ovat elinkeinotoiminnan tulon hankkimisesta tai säilyttämisestä johtuneet menot ja menetykset.
Lähtökohtaisesti kaikki yritystoiminnan tulon hankkimiseen ja säilyttämiseen liittyvät kulut ovat siis vähennyskelpoisia. Paperilla tämä kuulostaa melko selkeältä, mutta käytännössä rajanveto vähennyskelpoisen ja vähennyskelvottoman menon välillä voi olla haastavaa.
Yksittäisten kulujen vähennyskelpoisuuden arviointi ei ole siis aina yksiselitteistä. Tilanteeseen vaikuttavat monet tekijät, kuten yrityksen toimiala, kulun luonne ja sen yhteys liiketoimintaan. Vähennyskelpoisuuden määrittäminen voi vaatia tapauskohtaista harkintaa ja kirjanpitäjän tai veroneuvojan asiantuntemusta.
Yrityksen verotuksessa vähennyskelpoisia kuluja
Yrityksen perustamiskulut
Yrityksen perustamiseen liittyvät kulut, kuten kaupparekisterimaksu ja yrittäjien eläkevakuutusmaksu (YEL-maksu), ovat pääsääntöisesti verotuksessa vähennyskelpoisia menoja.
Suoraan tulon hankkimiseen liittyvät hankinnat
Tulojen hankkimiseen liittyvien menojen vähennyskelpoisuus riippuu paljon yrityksesi toimialasta. Kaikki samat hankinnat eivät välttämättä ole vähennyskelpoisia eri alojen yrityksillä.
Esimerkiksi parturi-kampaamoalalla sakset, hiustrimmerit ja hiusvärit ovat vähennyskelpoisia hankintoja. Majoitus- ja ravitsemusalalla taas elintarvikkeet, keittiövälineet ja kalusteet voidaan yleensä vähentää kuluina. IT-alalla puolestaan ohjelmistolisenssit ja laitteistot ovat vähennyskelpoisia menoja, jotka liittyvät tulon hankkimiseen.
Usein myös alihankintana ostetut palvelut esimerkiksi nettisivujen tekemisestä aiheutuneet kulut voidaan vähentää kuluina, jos ne ovat olleet tulon hankkimisen kannalta välttämättömiä.
Neuvottelumenot
Tavanomaisia ja kohtuullisia neuvottelukuluja voidaan vähentää verotuksessa. Nyrkkisääntö on, että niiden tulee liittyä yrityksen oman henkilöstön tai ostettujen palveluiden, kuten kirjanpitäjän tai tilintarkastajan, kanssa käytyihin neuvotteluihin.
Yrityksen ulkopuolisten tahojen, kuten asiakkaiden tai potentiaalisten yhteistyökumppaneiden, kanssa käytyjen neuvottelujen kuluja tarkastellaan sen sijaan edustusmenoina. Edustusmenojen vähennyskelpoisuudessa on omat rajoituksensa, joita käsittelemme seuraavaksi.
Edustusmenot
Edustuskulut voidaan vähentää verotuksessa 50 prosentin osalta. Arvonlisäverotuksessa edustuskulut ovat puolestaan täysin vähennyskelvottomia.
Edustuskuluja syntyy yrityksen ulkopuolisiin tahoihin, kuten asiakkaisiin tai liikekumppaneihin, kohdistuvasta edustamisesta. Edustamisen tavoitteena on tyypillisesti uusien asiakkaiden hankinta ja nykyisten asiakassuhteiden ylläpito.
Esimerkkejä edustuskuluista ovat esimerkiksi asiakaslounaat, asiakastilaisuuksien tarjoilut sekä liikelahjakulut.
Markkinointikulut
Markkinointikulut ovat pääsääntöisesti vähennyskelpoisia kuluja yrityksen verotuksessa. Markkinointikuluja voivat olla esimerkiksi:
Nettisivujen rakentaminen ja ylläpito
Markkinointi sosiaalisessa mediassa kuten Instagramissa, Facebookissa ja Googlessa
Mainostuotteiden hankinta ja painatukset
Muu mainonta kuten ulko- tai lehtimainonta
Markkinointiin liittyvät menot katsotaan tyypillisesti vähennyskelpoisiksi, sillä ne liittyvät olennaisesti yrityksen tulon hankkimiseen ja ylläpitämiseen.
Työvaatteet
Työvaatteet ovat vähennyskelpoisia, jos ne ovat suojavaatteita tai niitä käytetään vain työtarkoituksessa, ne ovat normaaleista vaatteista poikkeavia tai vaatteiden kuluminen työssä on normaalia suurempaa. Tällöin kyseessä ovat erilliset työvaatteet, joita ei voi käyttää vapaa-ajan asuna, vaan ainoastaan työtehtävissä.
Mikäli vaatteet soveltuvat käytettäväksi myös siviilivaatteina, eivät ne ole yritykselle vähennyskelpoisia kuluja.
Toimistotarvikkeet ja tietotekniikka
Toimistotarvikkeet, huonekalut ja tietotekniikka ovat pääsääntöisesti vähennyskelpoisia kuluja. Esimerkiksi tietokoneet, erilaiset tietokoneohjelmat, puhelimet, mapit, kynät, vihkot sekä toimitilan huonekalut voidaan vähentää verotuksessa.
Henkilöstömenot
Henkilöstökulut kuten henkilöstön palkat, palkkiot, eläkemaksut ja muut henkilöstösivukulut ovat yrityksen verotuksessa vähennyskelpoisia kuluja.
Matkakulut
Matkakulut ovat yleensä vähennyskelpoisia, kun ne liittyvät liiketoimintaan. Tämä voi sisältää esimerkiksi asiakastapaamiset, seminaarit, koulutukset ja työmatkat. Matkakuluja ovat esimerkiksi päivärahat, kilometrikorvaukset ja majoituskulut.
Muita vähennyskelpoisia kuluja
Erilaiset luontoisedut, kuten puhelinetu, autoetu, lounasetu, liikuntasetelit.
Työterveyshuolto
Lahjat henkilökunnalle
Virkistyskulut, kuten työhyvinvointipäivä ja pikkujoulut.
Asiantuntijapalvelut
Oikeudenkäyntikulut
Ammattikirjallisuus ja sanomalehdet
Koulutusmenot
Yrityksen erilaiset vakuutukset
Kone- ja kalustokulut
Tutkimusmenot
Lahjoitukset
Liikearvo
Mitä kuluja sitten en voi vähentää yrityksen verotuksessa?
Vaikka moni kulu onkin vähennyskelpoinen verotuksessa, ei kaikkia kuluja kuitenkaan voi vähentää. Tällaisia kuluja ovat esimerkiksi yrittäjän omat tai perheen kulut, tuloverot ja verojen korot sekä sakot, kuten pysäköintivirhemaksut.
Muista vielä nämä seikat
Kaikkia vähennyksiä ei saa automaattisesti, vaan ne pitää hakea erikseen veroilmoituksella. Esimerkiksi koulutusvähennys on kulu, joka pitää aina hakea erikseen veroilmoituksella.
Myös yritys- ja organisaatiomuoto vaikuttaa siihen mitä kuluja voi vähentää verotuksessa. Osakeyhtiön ja toiminimiyrittäjän verovähennysmahdollisuudet eroavat mm. palkkojen ja matkakulujen osalta.
Miten tilitoimisto voi auttaa vähennyskelpoisten kulujen kanssa?
Moni yrittäjä tai pienen osakeyhtiön kirjanpitäjä pohtii verovähennysasioita säännöllisesti. Hyvin hoidettu kirjanpito on avainasemassa, jotta kaikki vähennyskelpoiset kulut kirjautuvat oikein. Oikein täytetty kirjanpito auttaa myös välttämään mahdollisia veroseuraamuksia, sillä verottaja on aiheen suhteen tarkka.
Ammattimainen tilitoimisto voi hoitaa kirjanpidon ulkoistamisen niin, että myös vaativammat kulut – kuten esimerkiksi henkilökunnan lahjoihin tai työvaatteisiin liittyvät menot – tulevat käsitellyiksi oikeaoppisesti. Lisäksi taloushallinto voidaan hoitaa yhä useammin sähköisen kirjanpito-ohjelman avulla, mikä nopeuttaa kuittien käsittelyä ja vähentää virheiden riskiä.
Etsitpä sitten tilitoimistoa Helsingistä, Espoosta, Vantaalta - tai Siuntiosta tai Lohjalta, oikean kumppanin avulla pienyrityksen kirjanpito pysyy hallinnassa ja verovähennykset tehokkaina. Näin sinulle jää enemmän aikaa keskittyä ydintoimintaasi – ja kasvattaa liiketoimintaasi ilman huolia verotuksen yksityiskohdista. Peten Tilitoimisto palvelee asiakkaita ympäri Suomen.
